Щодо збереження даних з електронних журналів.
Дата: 09.01.2023 09:38
Кількість переглядів: 225
Згідно наказу МОН України №423 від 10.05.2011 року термін зберігання класних журналів в архіві - 5 років, для випускних класів - 10 років.
1. Журнали заклад освіти може зберігати, як в паперовій, так і електронній формі.
2. При збережені в паперовій формі журнал роздруковується, сторінки послідовно нумеруються, журнал прошивається і скріплюється печаткою керівника закладу (для унеможливлення внесення змін до нього протягом терміну зберігання).
3. При збереженні в електронній формі файл журналу зберігається на носіях інформації. При створенні файлу на нього накладається електронний підпис керівника закладу з метою дотримання цілісності даних (ст.6 закону України "Про електронні документи та електронний документообіг").
4. Файл архівної копії журналу заклад зберігає протягом встановленого для паперового документу терміну (ст.13. закону України "Про електронні документи та електронний документообіг").
5. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом встановленого законодавством терміну, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством.
6. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
7. Заклад не може зберігати архівні копії журналу на серверах неуповноважених установ і організації, та таких з якими не укладено угоду на їх зберігання.
8. При проведенні інституційного аудиту класні журнали в архіві не перевіряються (як паперові, так і електронні).
Отже, якщо заклад зможе зберігати файл архіву протягом 5/10 років - накладаєте в кінці року електронний підпис, одну копію зберігаєте на жорсткому диску комп'ютера директора, другу копію - на флешці у сейфі директор. Флешку раз на рік перевіряти і перезаписувати. Для гарантії можна тримати копії на двох флешках. Не можете це гарантувати - друкуєте.
